Prema odredbi članka 25. stavka 4. Zakona o postupanju s nezakonito izgrađenim zgradama (NN br. 86/12 – u nastavku: Zakon), upravno tijelo koje provodi postupak donošenja rješenja o izvedenom stanju dužno je upravnom tijelu jedinice lokalne samouprave nadležnom za donošenje rješenja o naknadi dostaviti podatke potrebne za obračun iznosa naknade nakon što utvrdi da su ispunjeni svi drugi uvjeti propisani za donošenje rješenja o izvedenom stanju. Način postupanja prema spomenutoj odredbi Zakona, odnosno oblik u kojem se podaci dostavljaju ovisi o skupini kojoj pripada zgrada koja se ozakonjuje tj. radi li se o zahtjevnoj zgradi, manje zahtjevnoj zgradi, jednostavnoj zgradi ili pomoćnoj zgradi.
Moguće da je zgrada koja se ozakonjuje prema ispravama koje se prilažu uz zahtjev za legalizaciju, kategorizirana kao pomoćna zgrada, a u stvarnosti ona to nije. Naime, primijećeni su slučajevi u praksi u kojima je neka zgrada prikazana kao pomoćna, iako prema Zakonskim kriterijima to nije, čime se eventualno nastoji izbjeći plaćanje komunalnog i vodnog doprinosa, budući da su pomoćne zgrade izuzete od plaćanja tih doprinosa.
Treba naglasiti da je sadržaj arhitektonske snimke, snimke izvedenog stanja i iskaza podataka za obračun naknade za zadržavanje zgrade u prostoru dužno provjeriti upravno tijelo koje provodi postupak donošenja rješenja o izvedenom stanju prije nego što ih dostavi upravnom tijelu jedinice lokalne samouprave nadležnom za donošenje rješenja o naknadi. U slučaju da ove snimke ili iskaz ne sadrže sve podatke potrebne za izračun naknade ili da ne odgovaraju stanju u naravi, upravno tijelo koje provodi postupak donošenja rješenja o izvedenom stanju dužno je od podnositelja zahtjeva zatražiti dopunu, odnosno njihov ispravak prije nego što ih dostavi upravnom tijelu jedinice lokalne samouprave.
Navedena provjera obavlja se na očevidu usporedbom izvedenog stanja s arhitektonskom snimkom, snimkom izvedenog stanja, odnosno iskazom podataka izvedenog stanja, te s aktom za građenje ako se radi o zgradi, dijelu zgrade ili rekonstruiranom dijelu postojeće zgrade izvedenim protivno aktu za građenje.
Prema odredbi članka 14. Zakona, zahtjevu za izdavanje rješenja o izvedenom stanju za nezakonito izgrađenu pomoćnu zgradu podnositelj zahtjeva prilaže tri primjerka kopije katastarskog plana i akt na temelju kojega je osnovna zgrada izgrađena ili drugi dokaz da je osnovna zgrada zakonito izgrađena. U postupku ozakonjenja pomoćne zgrade ne utvrđuje se je li osnovna zgrada za koju je izdan akt za građenje izgrađena u skladu s tim aktom, tj. u skladu s odobrenjem za građenje, te samim time ne može utjecati na izdavanje rješenja o izvedenom stanju za pomoćnu zgradu.
Ako je osnovna zgrada za koju je izdano odobrenje za građenje nezakonito rekonstruirana, potrebno je ozakoniti i nezakonito rekonstruirani dio. S tim u vezi napominjemo da je u jednom rješenju o izvedenom stanju, sukladno odredbi članka 20. stavka 1. Zakona, moguće ozakoniti rekonstruirani dio postojeće kuće i pomoćnu zgradu.
Za razvrstavanje pomoćnih zgrada u „skupinu pomoćnih zgrada“ iz odredbe članka 14. navedenog Zakona, kumulativno moraju biti ispunjenja sljedeća tri uvjeta:
1. zgrada smije imati samo jednu etažu;
3. zgrada mora biti u funkciji osnovne zgrade.
Dakle, da bi se bilo koja građevina mogla smatrati pomoćnom zgradom, tj. da bi se moglo utvrditi ispunjava li kumulativno navedena tri uvjeta, mora predstavljati zasebnu zgradu koja u odnosu na glavnu zgradu po prirodi stvari može biti izgrađena odvojeno od te zgrade ili na nju prislonjena.