Opće odredbe o zapisniku, jednoj od tipičnih upravnoprocesnih radnji, sadržane su u članku 76. Zakona o općem upravnom postupku (dalje: ZUP). Pored toga, specijalne odredbe o pojedinim vrstama zapisnika sadržane su u dijelu posebnih (sektorskih) zakona, npr. u Općem poreznom zakonu, Zakonu o gradnji, i dr. Ovo razmatranje ograničavamo na zapisnik prema odredbama ZUP-a.
U odnosu na pitanja sadržana u naslovu teksta, jednostavnije je odgovoriti na prvo: zapisnik se mora sastaviti o usmenoj raspravi, očevidu, drugoj važnijoj radnji u postupku, te o važnijim usmenim izjavama stranaka ili trećih osoba u postupku (čl. 76. st. 1. ZUP-a). Dio navedene odredbe koji se odnosi na usmenu raspravu i očevid nedvosmislen je, dok su u pogledu pitanja koje se radnje odnosno usmene izjave smatraju „važnijima“ moguća različita gledišta.
U dvojbi, sigurniji je pristup koji uključuje sastavljanje zapisnika, ali službena osoba zapisnik može sastaviti i kad to nije nužno.
To nas dovodi do drugog pitanja iz naslova: kad je zapisnik korisno (svrhovito, oportuno) sastaviti, čak i kad ne postoji nedvojbena obveza njegova sastavljanja?
Na to pitanje postoji barem jedan načelan i jedan praktičan odgovor, koji se nerijetko u praksi isprepleću.
Načelno, u vidu treba imati je li riječ o radnji/izjavi koja može bitno utjecati na rješavanje upravne stvari, što upućuje na potrebu sastavljanja zapisnika.
Na praktičnoj razini, važno je znati da zakonito sastavljeni zapisnik (v. čl. 76. st. 2.-4. ZUP-a) čini javnu ispravu (o javnoj ispravi v. i čl. 60. st. 2. ZUP-a), te dokaz o tijeku i sadržaju radnje postupka i danih izjava, osim onih dijelova zapisnika na koje je stavljena primjedba da nisu pravilno sastavljeni (čl. 76. st. 5. ZUP-a), što može dodatno potaknuti službenu osobu da se u pojedinom slučaju odluči za sastavljanje zapisnika.
Istodobno, na snagu zapisnika kao javne isprave i dokaza o radnjama/izjavama ne utječe eventualno odbijanje pojedine nazočne osobe da potpiše zapisnik ako ta osoba pritom ne stavi primjedbu u kojem dijelu zapisnik nije pravilno sastavljen, niti na svojstva propisno sastavljenog zahtjeva ima utjecaja napuštanje mjesta radnje od strane pojedine osobe prije zaključenja zapisnika.
S druge strane, kao i u odnosu na svaku drugu javnu ispravu, dopušteno je dokazivati da sadržaj zapisnika nije vjerodostojan, ali tada je teret dokazivanja takve tvrdnje na onome tko osporava točnost sadržaja zapisnika.
Na umu je potrebno imati i da zapisnik ne dokazuje istinitost danih izjava, već samo da su izjave dane u zabilježenom sadržaju.
Ponekad se u zapisnik unosi, između ostalog, upravni akt, npr. usmeno rješenje doneseno prilikom inspekcijskog nadzora. To, međutim, ne čini cjelokupni zapisnik upravnim aktom.
Spomenimo i da se manje važne procesne radnje i izjave stranaka i trećih osoba evidentiraju putem službene bilješke u spisu, iako to nije izrijekom propisano odredbama ZUP-a (bilješka se posebno spominje samo u članku 99. toga Zakona, vezanom uz sadržaj rješenja manjeg značaja), bilo kao zaseban dokument, ili na drugom aktu u spisu. Službenu bilješku potpisuje službena osoba koja ju je sastavila, te navodi datum sastavljanja bilješke. Posebne odredbe o bilješkama vezanima uz pojedine radnje propisane su, primjerice, Uredbom o uredskom poslovanju. Međutim, kao što smo već spomenuli, izostanak izričitog normiranja službene bilješke u ZUP-u kao općem upravnoprocesnom zakonu nije zapreka za generalnu primjenu službene bilješke u odnosu na manje važne radnje i izjave, slijedom ustaljene upravnopostupovne prakse, koja je ranije imala i izričito uporište u više odredbi prijašnjeg Zakona o općem upravnom postupku, osobito u normi članka 74. stavak 2. toga Zakona.
dr. sc. Alen Rajko