Prema članku 8. Zakona u postupku utvrđivanja reprezentativnosti sindikata na opisani način reprezentativnim sindikatom smatra se sindikat koji na razini za koju se utvrđuje reprezentativnost ima najmanje dvadeset posto radnika članova od ukupnog broja sindikalno organiziranih radnika zaposlenih na razini na kojoj se utvrđuje reprezentativnost.
Na utvrđivanje broja radnika članova sindikata na odgovarajući se način primjenjuje odredba članka 3. stavka 2. istoga Zakona.
Prema članku 18. stavak 6. – 8. Zakona o reprezentativnosti udruga poslodavaca i sindikata (Narodne novine, broj 93/14 i 26/15) na zahtjev sindikalnog povjerenika ili sindikalnog predstavnika, poslodavac je dužan u roku od osam dana od dana podnesenog zahtjeva, sindikatu dostaviti broj radnika članova sindikata iz članka 3. stavka 2. Zakona, osim za radnike članove sindikata koji samostalno uplaćuju sindikalnu članarinu.
Podatke iz stavka 6. toga članka moraju supotpisati ovlaštena osoba poslodavca te povjerenici, odnosno predstavnici svih sindikata koji imaju članove zaposlene kod toga poslodavca i koji sudjeluju u postupku utvrđivanja reprezentativnosti.
Ako poslodavac ne dostavi podatke ili ih ne dostavi u roku iz stavka 6. toga članka, na pisani zahtjev sindikalnog povjerenika ili sindikalnog predstavnika inspektor rada će u provedbi inspekcijskog nadzora, u roku od tri dana od dana podnošenja zahtjeva, usmenim rješenjem u zapisniku poslodavcu naložiti da u daljnjem roku od tri dana dostavi zatraženi podatak.
Nadalje, prema članku 30. Zakona, novčanom kaznom u iznosu od 20.000,00 do 50.000,00 kuna kaznit će se za prekršaj pravna osoba - ako u propisanom roku sindikalnom povjereniku, odnosno sindikalnom predstavniku ne dostavi popis članova sindikata koji su zaposleni kod poslodavca i kojima se na temelju pisane suglasnosti usteže sindikalna članarina (članak 18. stavak 6.).
Dakle, u ove dvije povezane odredbe spominje se obveza poslodavca da sindikatu dostavi – „broj radnika“, „podatke“ i „popis članova“, što je zbunjujuće jer nije jasno što je zapravo poslodavac dužan dostaviti sindikatu – da li samo broj radnika ili i njihove osobne podatke te koji su to podaci (ime, prezime i sl.)?
S obzirom na to da je člankom 8. Zakona o reprezentativnosti udruga poslodavaca i sindikata propisan kriterij za ostvarivanje statusa reprezentativnog sindikata, koji se odnosi na postotak broja članova pojedinog sindikata u odnosu na ukupan broj sindikalno organiziranih radnika na razini na kojoj se kolektivno pregovara, za utvrđivanje reprezentativnosti potreban je samo broj članova pojedinog sindikata, kojeg je temeljem članka 18. Zakona dužan dostaviti poslodavac. Prema tome, stavak 6. članak 18. ne odnosi se na broj radnika, već radnika članova sindikata.
Stoga će poslodavac biti obvezan dostaviti samo broj kod njega zaposlenih radnika i to samo onih radnika koji su članovi svakog pojedinog sindikata koji djeluju kod tog poslodavca. S obzirom da je na temelju članka 8. Zakona za utvrđivanje reprezentativnosti irelevantan ukupan broj radnika koje poslodavac zapošljava, već je relevantan samo broj radnika članova sindikata, poslodavac nije dužan dostavljati i ukupan broj radnika koje zapošljava.
Prema saznanjima dobivenima iz Ministarstva rada i mirovinskog sustava, uobičajena je praksa da poslodavac dostavlja popis s imenom i prezimenom radnika i s naznakom radnikovog OIB-a, kako bi se nedvosmisleno mogao utvrditi identitet radnika - člana sindikata.