Javni bilježnici obavljaju javnobilježničku službu kao isključivo zanimanje tijekom vremena za koje su postavljeni, a obavljaju je kao samostalni i neovisni nositelji te službe, koji imaju svojstvo osoba javnog povjerenja.
Nakon imenovanja, javni bilježnik dužan je položiti prisegu kojom se obvezuje da će svoju službu obavljati savjesno, pošteno i nepristrano, u skladu s Ustavom i zakonima Republike Hrvatske. Nepristrano obavljanje službe znači da su javni bilježnici povjerenici svih stranaka te za njih vrijede pravila o izuzeću kao i za suce u izvanparničnom postupku.
Jedna od temeljnih značajki javnobilježničke službe je i dužnost čuvanja javnobilježničke tajne. U skladu s time, javni bilježnik dužan je čuvati kao tajnu ono što je saznao u obavljanju svoje službe, osim ako iz zakona, volje stranaka ili sadržaja pravnog posla ne proizlazi što drugo. U zakonskim okvirima dužan je čuvati kao tajnu sve podatke i informacije koje sazna u obavljanju posla, te je dužan organizacijom svog ureda osigurati prepisku koju vodi na bilo kojem mediju, kao i pohranu u arhiv. To znači da mora stvoriti uvjete za čuvanje privatnosti stranaka prilikom obavljanja svih službenih radnji, a posebno tijekom ostavinskih rasprava.
Javnobilježničku tajnu dužne su čuvati i osobe zaposlene kod javnog bilježnika (javnobilježnički prisjednik, vježbenik, savjetnik, zamjenik, vršitelj dužnosti javnog bilježnika i sl.).
U skladu s člankom 37. stavak 3. Zakona o javnom bilježništvu, stranka može javnog bilježnika osloboditi dužnosti čuvanja tajne. Ako je stranka umrla ili bi njezinu izjavu bilo moguće pribaviti samo uz velike teškoće, javni bilježnik može tražiti da ga dužnosti čuvanja tajne oslobodi sud na području kojeg se nalazi sjedište javnog bilježnika. No, prije nego što donese odluku, sud će o tome zatražiti mišljenje Hrvatske javnobilježničke komore.
Podrazumijeva se da javni bilježnici ne smiju protiv stranaka zloupotrebljavati saznanja koja dobiju u obavljanju službe ili na bilo koji drugi način. Isto tako, ne smije se iskazivati znatiželja glede činjenica koje se ne tiču javnog bilježnika te se ne smije neprimjereno komentirati nečije ponašanje.
Također, javni bilježnik ne smije podnositi prijave protiv stranaka u povodu zatraženog pravnog mišljenja ili postavljenog zahtjeva za poduzimanje službenih radnji, kao niti bilo kojem tijelu vlasti dostavljati primjerke svojih isprava bez njihovog pisanog zahtjeva za dostavu pojedinačne i jasno određene javnobilježničke isprave (članak 37. stavak 5. ZJB-a).
Istovjetno je propisano i Kodeksom javnobilježničke etike (u nastavku: Kodeks) kojim se utvrđuju načela i pravila ponašanja javnog bilježnika u obavljanju službe i izvan nje, na način kako to zahtijevaju dostojanstvo i ugled javnobilježničke službe.
Javni bilježnik dužan je temeljito i potpuno utvrditi volju stranaka, te u skladu s time odabrati pravni oblik koji u najvećoj mjeri odgovara namjerama stranaka kao i osigurati zakonitost i točnost tog oblika. Dužan je upozoriti i savjetovati stranke o mogućim pravnim posljedicama pojedinih radnji, pritom uzevši u obzir sve aspekte redovnog pravnog postupanja za koje je odgovoran.
Kodeksom je propisana i obveza javnog bilježnika da savjesno ispunjava dužnosti koje proizlaze iz javnobilježničke službe, te da pri obavljanju službe, kao i u privatnom životu čuva ugled javnog bilježništva. To znači da svojim ponašanjem mora služiti kao primjer humanosti, poštovanja ljudskih prava i ljudskoga dostojanstva.
Pri obavljanju svoga poziva javni bilježnik svojim znanjem i ponašanjem treba zadobiti i učvrstiti povjerenje stranaka i istodobno pravosudnih i drugih tijela pred kojima nastupa.
Također, prilikom obavljanja službe, te općenito u društvenim, javnim ili privatnim nastupima, javni bilježnik treba voditi računa o profesionalnosti i općoj kulturi. Ne smije se prihvatiti poslova koji nisu spojivi s njegovim zvanjem i koji bi mogli štetno utjecati na njegovu nezavisnosti i dobar glas, kao i na čast i ugled javnog bilježništva.
Kodeksom se uređuju i prava i dužnosti osoba za podnošenje prijava protiv javnog bilježnika u slučaju sumnje da je povrijedio odredbe Kodeksa, kao i način samoga podnošenja prijava.
Svatko tko smatra da je javni bilježnik svojim ponašanjem, radnjom ili propustom povrijedio Kodeks javnobilježničke etike, ima pravo podnijeti zahtjev za davanje mišljenja o tome predsjedniku Etičkog povjerenstva i to putem Hrvatske javnobilježničke komore.
Rok za podnošenje zahtjeva protiv javnog bilježnika moguće je podnijeti u roku od trideset dana od dana saznanja da je on svojim ponašanjem, radnjom ili propustom povrijedio Kodeks, a najkasnije u roku od šest mjeseci od dana učinjene povrede.
Međutim, ako je s time suglasan javni bilježnik, postupak povodom takvog zahtjeva može se voditi i bez obzira na protek navedenih rokova.
Nakon podnesenog zahtjeva predsjednik Etičkog povjerenstva izložit će zahtjev ostalim članovima Povjerenstva te će oni, u roku ne kraćem od 15 dana, pozvati osobu na koju se zahtjev odnosi da se o tome pisano očituje.
Ako se povredom javnobilježničke dužnosti nekome prouzroči šteta, javni bilježnik za nju odgovara po općim pravilima za naknadu štete po kojima se odgovara za štetu koju su počinile službene osobe. Za štetu koju povredom svoje službene dužnosti počini javni bilježnik (ili javnobilježnički prisjednik/vježbenik pri samostalnom obavljanju kakve radnje), država ne odgovara. Javni bilježnik čini stegovni prijestup ako povrijedi dužnost čuvanja tajne, a kazne za stegovni prijestup mogu biti pisani ukor, novčana kazna (do visine tri osnovne mjesečne plaće suca prvostupanjskog suda), privremeno oduzimanje prava na obavljanje službe (do godinu dana), te oduzimanje prava na obavljanje službe.
Važno je napomenuti da dužnost čuvanja javnobilježničke tajne postoji i nakon prestanka službe.
Marina Turković