Računalni sustav eSpis (jedinstveni sustav za upravljanje sudskim predmetima) bremenit je konceptualnim i tehničkim nedostacima. On ne omogućuje elektroničku komunikaciju niti cjelokupan sudski spis postaje elektronički, već se vodi paralelno kao nepotpuni elektronički i kao fizički/papirnati spis, a za sada se i sudski upisnici vode paralelno kroz računalne aplikacije eUpisnik i eSpis, što sve znatno opterećuje i usporava rad sudova.
Nakon više od jednog desetljeća osmišljavanja i razvoja sustava eSpis može se ustvrditi da se radi o projektu koji je doduše implementiran u rad sudova kao nominalno dovršen sustav, ali prema svojim karakteristikama i upotrebljivosti riječ je tek o grubom eksperimentalnom formatu. U ovom trenutku, a kad to već nije bilo učinjeno ranije, nužno je ekonomskom logikom (koja barata kategorijama racionalnosti, učinkovitosti i ekonomičnosti) analizirati što smo dobili, a što izgubili uvođenjem sustava eSpis, te treba li ga razvijati dalje i u kojem smjeru.
eSpis po svom nazivu pogrešno upućuje da se radi o informacijsko-komunikacijskom sustavu koji pruža cjelovito rješenje za upravljanje sudskim spisima na sudovima u Republici Hrvatskoj. eSpis je sustav koji ne uključuje mogućnost komunikacije i zaprimanje podnesaka u elektroničkom obliku od strane stranaka, njihovih zastupnika i punomoćnika te drugih sudionika u postupku, a s druge pak strane sve odluke i pismena koji se kreiraju na samom sudu pohranjuju se u elektroničkom obliku u sustav.
U sustav eSpis unose se svi podaci koji se odnose na pojedini sudski spis: osnovni podaci o spisu (stranke, sudac, hitnost, eventualni spojeni ili priklopljeni spis, datum kalendara i ročišta i sl.), podnesci i prilozi koji upisom dobivaju poslovni broj (u sustav se ne pohranjuje tekst podnesaka, priloga i ostalih dokumenata, niti bilo kakav njihov elektronički oblik, već samo procesno bitni podaci poput imena pošiljatelja, datuma i načina zaprimanja, broj primjeraka i sl.) te odluke, zapisnici, dopisi i sva pismena koja se kreiraju na sudu i odašilju izvan suda (pohranjuje se i njihov sadržaj), te sudske radnje (ročišta i očevidi). U eSpis unose se i pozivi koji su jednom sastavljeni i vezani uz određenu sudsku radnju, naredbe i upozorenja, informacije o procesnim sankcijama, o otpravcima iz predmeta, o imenovanim sudionicima i sucima porotnicima, o troškovima, o kretanju spisa te o vezanim spisima. eSpis omogućuje i praćenje statistike, ima mogućnost jednostavnog pretraživanja i kreiranje izvješća, te automatske nasumične dodjele predmeta uz uvažavanje ravnomjernog opterećenja sudaca.
Projekt eSpis počeo je 2001. godine potpisivanjem ugovora između Vlade Republike Hrvatske i Svjetske banke o kreditiranju izrade jedinstvenog informacijskog sustava za upravljanje sudskim predmetima. Daljnji razvoj tekao je uz potporu projekata Europske unije CARDS, PHARE i IPA. Nakon razvoja funkcionalnih specifikacija sustava od 2002. do 2004. godine, 2005. godine počinje razvoj aplikacije koji traje do 2007. godine. Nakon toga u razdoblju od 2007. do početka 2010. godine sustav se implementira na devet probnih sudova, a posljednja faza projekta planirana do kraja 2013. godine uključuje implementaciju sustava na preostale sudove (osim upravnih i prekršajnih sudova). Program IPA 2009 „Implementacija eSpisa na odabrane općinske sudove“ zatvoren je u kolovozu 2013. godine dovršetkom uvođenja eSpisa na sve redovne sudove osim Općinskog građanskog suda u Zagrebu.
Kakva je budućnost sustava eSpis za sada nije nedvosmisleno definirano. U Strategiji razvoja pravosuđa za razdoblje od 2013. do 2018. godine (Narodne novine, br. 144/12) ustvrđuje se da se u Republici Hrvatskoj kontinuirano provode mjere uvođenja modernih informatičkih tehnologija kako bi se sve reformske mjere i aktivnosti mogle sustavno pratiti te kako bi se uveo sveobuhvatan sustav statističkog praćenja svih vrsta postupaka u pravosudnim tijelima, pri čemu je posebno značajan eSpis. Kao važan opći strateški cilj navodi se iskorištavanje potencijala novih tehnologija, a unutar njega dovršetak uvođenja eSpisa te analiza iskustava njegove dosadašnje uporabe. Ističe se i da je automatizirana, nasumična dodjela predmeta u rad na sudovima izuzetno važna funkcionalnost eSpisa koja predstavlja europski standard u osiguranju nepristranosti i neovisnosti suđenja.
U Akcijskom planu za provedbu strateških smjernica Strategije razvoja pravosuđa 2013.-2014. iz lipnja 2013. godine među ostalim se kao planirane aktivnosti spominju i unaprjeđenje funkcionalnosti na temelju rezultata analize i unaprjeđenje elektroničkih usluga. Iz strateških dokumenata nije razvidno hoće li eSpis doživjeti razvoj u smjeru elektroničke dostave pismena sudu i od suda strankama, odnosno hoće li daljnji razvoj ići u smjeru potpune digitalizacije sudskih spisa bez dvostrukog vođenja spisa (eSpisa i papirnatog spisa), te hoće li pritom biti primjenjivani ranije doneseni propisi (Zakon o elektroničkom potpisu i Zakon o elektroničkoj ispravi) ili će biti razvijen poseban sustav elektroničke verifikacije dokumenata i identifikacije sudionika u toj vrsti komunikacije.
U pripremu za donošenje zakona uvijek bi morala biti ugrađena stanovita analiza očekivanih učinaka u vidu troškova i koristi primjene zakona. Veliki i skupi javni projekti osobito zahtijevaju podrobne ekonomske analize, naročito cost-benefit analizu. Projekt uvođenja jedinstvenog informatičkog sustava za upravljanje sudskim predmetima nije iznimka.
Ako nije bilo volje ili mogućnosti da se takva analiza provede prije početka projekta ili nakon njegove probne faze, sada je krajnje vrijeme.
Tek nakon toga moći će definitivno biti odgovoreno je li eSpis korak prema modernizaciji poslovanja sudova ili neuspio eksperiment.
Matija Stokić, dipl. iur.
Više o ovoj problematici, kao i o metodologiji cost-benefit analize, potencijalnim smjernicama za cost-benefit analizu projekta eSpis i o notorno operativnim i ekonomičnim modalitetima za uporabu informatičko-komunikacijske tehnologije u poslovanju sudova vidjeti u stručnom članku autora Matije Stokića O cost-benefit analizi projekta eSpis odnosno njezinom izostanku.
