Važan korak u realizaciji javne uprave bez papira predstavlja elektronička razmjena računa u postupcima javne nabave, koja omogućuje međusobno povezivanje gospodarstvenika, kao i tijela javne vlasti. Elektronički račun ili eRačun je okosnica elektroničkog poslovanja i automatizacije poslovnih procesa te u konačnici dovodi do konkurentnijega poslovanja svih tržišnih dionika. Autor u nastavku članka definira što je eRačun, tko su obveznici izdavanja i zaprimanja eRačuna, navodi koji su preduvjeti potrebni za postupanje s eRačunima te ističe prednosti prelaska s papirnatih na eRačune u postupcima javne nabave.
Elektronički račun (dalje: eRačun) predstavlja najrašireniju elektroničku ispravu u svijetu i zbog toga mu pripada središnja uloga u razvoju elektroničkog poslovanja te digitalnog gospodarstva općenito. Digitalizacija poslovanja stvara višestruke prednosti za poslovne subjekte. Osim uštede vremena, korištenje elektroničkih računa smanjuje broj koraka u procesu izdavanja nego izdavanje fizičkog računa, plaćanja se vrše na vrijeme što znači i brži novčani tok. U kontekstu sustava javne nabave u Republici Hrvatskoj, uvođenje eRačuna bio je logičan nastavak procesa digitalizacije cjelokupnog procesa javne nabave u RH.
Zbog dužnosti provedbe pravne stečevine Europske unije i osiguranja zakonodavnog okvira za elektroničko fakturiranje u postupcima javne nabave 1. studenoga 2018. stupio je na snagu Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi ("Narodne novine" br. 94/18.- dalje: Zakon). E-račun je u postupcima javne nabave u RH u potpunosti postao obvezan 1. srpnja 2019., čime su uklonjeni papirnati računi. Naime, Zakonom je uvedena obveza zaprimanja eRačuna u postupcima javne nabave od 1. prosinca 2018., a obveza izdavanja eRačuna u postupcima javne nabave od 1. srpnja 2019. Zakon je predstavljao i jednu od mjera Nacionalnog programa reformi Vlade Republike Hrvatske 2018., a glavni cilj mjere i Zakona je 100% izdavanje i zaprimanje eRačuna u javnoj nabavi.
Zakon zaokružuje u jednu cjelinu procedure i postupanja u javnoj nabavi na način da papirnato poslovanje prebacuje na potpuno elektroničko s jednim glavnim ciljem – ured bez papira. Donošenjem Zakona, omogućena je pravna sigurnost za izdavanje i zaprimanje eRačuna u postupcima javne nabave te je pobliže određena uloga dionika, izdavatelja i primatelja eRačuna, tijela nadležnih za provedbu, nadzor te naposljetku kazne za prekršitelje odredbi Zakona. U vezi s provedbom Zakona doneseni su i njegovi pravilnici: Pravilnik o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi ("Narodne novine" br. 32/19.) i Pravilnik o vrsti i visini naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi ("Narodne novine" br. 32/19).
Implementacija EU Direktive u nacionalnom okruženju
Primarna obveza Zakona bila je provedba pravne stečevine Europske unije, čime je u pravni poredak Republike Hrvatske prenesena Direktiva 2014/55 Europskog parlamenta i vijeća od 16. travnja 2014. o određenim pravilima kojima se uređuje elektroničko izdavanje računa država članica i Europske unije (SL L 133/1, 6.5.2014.; dalje: Direktiva).
Višestruki su razlozi i prednosti donošenja ove Direktive, koji su detaljno obrazloženi u preambuli Direktive. Kao prvo, utvrđeno je da je u državama članicama EU u upotrebi nekoliko svjetskih, nacionalnih, regionalnih i vlasničkih normi za elektroničko izdavanje računa. Nijedna od tih normi ne prevladava i većina njih nije međusobno interoperabilna. U nedostatku zajedničke norme države članice EU su razvijale vlastita tehnička rješenja koja se temelje na zasebnim nacionalnim normama. Zbog mnogostrukih normi koje nisu interoperabilne dolazi do pretjerane složenosti, pravne nesigurnosti i dodatnih operativnih troškova za gospodarske subjekte koji se služe eRačunima diljem država članica EU. Gospodarski subjekti koji žele obavljati djelatnosti prekogranične nabave često se moraju uskladiti s novom normom o elektroničkom izdavanju računa svaki put kad uđu na novo tržište. Smatra se da navedeno narušava temeljne slobode i utječe na funkcioniranje unutarnjeg tržišta.
Kako bi se uklonile ili barem smanjile prepreke prekograničnoj trgovini uzrokovane prethodno navedenim, Europska komisija je od Europskog odbora za normizaciju (CEN) zatražila razvoj zajedničke europske norme. Europski odbor za normizaciju (CEN) je 28. lipnja 2017. izdao europsku normu EN 16931-1:2017, Elektronički račun – 1. dio: Semantički model podataka osnovnih elemenata elektroničkog računa i popis sintaksi CEN/TS 16931-2:2017, Elektronički račun – 2. dio: Lista sintaksi u skladu s EN 16931-1, prema CEN-ovu sustavu razvrstavanja.
Normu je sukladno Direktivi, ispitala Europska komisija te je nakon ispitivanja Provedbenom odlukom Komisije EU 2017/1870 ?d 16. listopada 2017. objavljeno upućivanje na tu normu u Službenom listu Europske unije. Propisane sintakse po EU normi su UBL 2.1. i Cross Industry Invoice. Navedenu normu je Republika Hrvatska ovim Zakonom usvojila i propisala kao obveznu, u razmjeni elektroničkih računa u procesima javne nabave.
Glavna odlika i misao vodilja europske norme za e-račun je interoperabilnost, kako unutar pojedine zemlje, tako i između država članica. Tako je uvođenjem europskog standarda stvorena mogućnost šire harmonizacije i ubrzanja procesa globalnog usvajanja eRačuna u javnom sektoru, na nacionalnoj razini svake zemlje članice te su uklonjene prepreke prekograničnoj nabavi, ali i trgovini.
Što je eRačun?
Zakon elektronički račun ili eRačun definira kao račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu. eRačuni koji su izdani na temelju izvršenja ugovora sklopljenog nakon provedenog postupka javne nabave moraju biti u skladu s europskom normom i njezinim ispravcima, izmjenama i dopunama. eRačun je u potpunosti izjednačen s računom u papirnatom obliku.
Člankom 5. Zakona propisani su osnovni elementi eRačuna, kao niz ključnih podatkovnih elemenata koje eRačun mora sadržavati kako bi se omogućila prekogranična interoperabilnost, uključujući potrebne informacije kako bi se zajamčila sukladnost sa Zakonom. Obvezni osnovni elementi elektroničkog računa jesu, među ostalim:
1. oznake procesa i računa te vrijeme izdavanja računa (godina, mjesec i dan te sat i minuta)
2. razdoblje koje račun obuhvaća
3. podaci o prodavatelju
4. podaci o kupcu
5. podaci o primatelju plaćanja
6. podaci o poreznom predstavniku prodavatelja
7. upućivanje na ugovor
8. detalji o isporuci
9. upute za plaćanje
10. podaci o naknadama ili davanjima
11. podaci o stavkama na računu
12. ukupni iznos računa
13. raščlanjeni prikaz PDV-a.
Osim navedenih elemenata, elektronički račun mora sadržavati i druge podatke koje zahtijevaju posebni porezni propisi kojima se uređuje izdavanje određene vrste računa te propisi kojima se uređuje računovodstvo poduzetnika.
Elektronički računi i prateće isprave čuvaju na način i u roku utvrđenima u propisima iz područja računovodstva i poreza, kojima se uređuje knjigovodstveno-računovodstveno poslovanje. Ovaj Zakon ne utječe na primjenu odredbi zakona kojim se uređuju obračunavanje i plaćanje poreza na dodanu vrijednost i pripadajućih podzakonskih akata.
Obveznici i područje primjene Zakona
S obzirom na to da se ovim Zakonom propisuje i izdavanje i zaprimanje računa, razvidno je da su obveze nastupile i za izdavatelje i za primatelje računa, dakle zahvaćeni su javni i sektorski naručitelji, kao i svi ponuditelji u postupcima javne nabave. Sukladno članku 3. Zakona javni naručitelji i decentralizirani javni naručitelji su javni naručitelji kako su definirani u zakonu kojim se uređuje javna nabava. Sektorski naručitelji su sektorski naručitelji kako su definirani u zakonu kojim se uređuje javna nabava. Izdavatelj eRačuna je subjekt ili tijelo koje izdaje, šalje ili u ime kojeg se šalje eRačun i prateće isprave.
Zakon o eRačunu primjenjuje se na:
− eRačune koji su izdani na temelju ugovora o javnoj nabavi ili okvirnih sporazuma sklopljenih sukladno posebnom zakonu kojim se uređuje javna nabava;
− eRačune koji su izdani temeljem ugovora proizašlih iz postupka nabave robe i usluga te provedenih projektnih natječaja procijenjene vrijednosti manje od 200.000,00 kuna te radova procijenjene vrijednosti manje od 500.000,00 kuna;
− javne i sektorske naručitelje kao obveznike javne nabave, izdavatelje eRačuna u postupcima javne nabave te informacijske posrednike koji pružaju usluge razmjene eRačuna i pratećih isprava u postupcima javne nabave.
Zakon se ne primjenjuje na eRačune izdane po izvršenju ugovora o javnoj nabavi koji spadaju u područje primjene zakona kojim se uređuje javna nabava, ako su nabava i izvršenje ugovora proglašeni tajnima ili moraju uključivati posebne sigurnosne mjere u skladu sa zakonima i drugim propisima koji su na snazi u državi članici EU te pod uvjetom da je država članica EU utvrdila da ključni interesi ne mogu biti zajamčeni manje drastičnim mjerama.
Informacijski posrednici
Ključna karika u lancu izdavanja i zaprimanja elektroničkih računa leži u informacijskim posrednicima. Zakon člankom 3. definira informacijskog posrednika kao pravnu osobu koja, u skladu s europskom normom, pruža usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, odnosno koja obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja e-računa i primatelja, a koja može obavljati i usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja e-računa.
Ulogu centralnog informacijskog posrednika koji obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja i javnih naručitelja ima Financijska agencija (dalje: FINA), čiji je djelokrug uređen posebnim zakonom. Na centralnu platformu Servis e-Račun za državu za razmjenu eRačuna dužni su se povezati ostali informacijski posrednici (koji djeluju slobodno na tržištu). Popis informacijskih posrednika koji su svoja rješenja uskladili s EU normom za e-račun i svoje sustave povezali na centralnu platformu servisa e-Račun za državu, možete provjeriti na službenim stranicama Ministarstva gospodarstva i održivog razvoja.
Prema navedenom, javni naručitelji obvezni su usluge informacijskog posredništva zaprimanja i slanja elektroničkih računa povjeriti Financijskoj agenciji (FINA). Iznimno, sektorski naručitelji te jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i tijela javnog prava koja u iznosu većem od 50% financira jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili su podložna upravljačkom nadzoru od strane jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili je više od polovine članova njihovih upravnih, upravljačkih ili nadzornih tijela imenovala jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, usluge informacijskog posredništva zaprimanja i slanja elektroničkih računa mogu povjeriti bilo kojem informacijskom posredniku registriranom na području Republike Hrvatske ili druge države članice.
Ističemo da informacijski posrednici djeluju kao posrednici te shodno tome nisu odgovorni za sam sadržaj elektroničkih računa, niti su zaduženi ili odgovorno za sistemsku integraciju izdavatelja i primatelja računa (međusobno povezivanje informacijskih sustava). Međusobni odnosi naručitelja ili izdavatelja elektroničkog računa s informacijskim posrednicima, koji nastanu pružanjem usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, uređuju se ugovorom. Osim samog posredništva, informacijski posrednici mogu obavljati i druge usluge kao što je upravljanje cjelokupnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja e-računa.
Za usluge informacijskog posredništva, odnosno za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje koji to povjeravaju FINA-i, već spomenutim Pravilnikom o vrsti i visini naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi ("Narodne novine" br. 32/19.) utvrđuje se vrsta i visina naknada koju FINA naplaćuje za usluge informacijskog posredništva i korištenja centralne platforme za javne naručitelje propisanih u članku 3. st. 6. Zakona te način plaćanja naknada.
Osobni podaci prikupljeni u svrhu elektroničkog izdavanja računa mogu se koristiti isključivo u tu svrhu odnosno u svrhu koja je podudarna sa svrhom prikupljanja. Međusobni odnosi između naručitelja i informacijskih posrednika i/ili izdavatelja elektroničkih računa i informacijskih posrednika kao voditelja i izvršitelja obrade osobnih podataka u vezi s osobnim podacima koji se obrađuju u postupku izdavanja, zaprimanja, slanja, arhiviranja i obrade elektroničkih računa, uređuju se sukladno propisima iz područja zaštite osobnih podataka.
Servis e-Račun za državu- centralna platforma za razmjenu eRačuna u javnoj nabavi
Servis e-Račun za državu je centralno mjesto za zaprimanje svih eRačuna koje izdavatelji računa šalju obveznicima Zakona. Kako se naručitelji ne bi morali povezivati sa svakim pojedinim informacijskim posrednikom koji postoji na tržištu, povezuju se s jednom centralnom točkom, odnosno servisom e-Račun za državu.
eRačuni se mogu zaprimati na jedan od sljedećih načina:
Zaprimanje eRačuna putem web aplikacije e-Račun za državu može se sumirati u nekoliko glavnih koraka:
1) izdavatelj šalje eRačun naručitelju kroz servis e-Račun za državu
2) sustav zaprima eRačun te ga prosljeđuje naručitelju
3) naručitelj putem servisa zaprima eRačun te postupa na sljedeći način:
a. prihvaća ili odbija zaprimljeni račun ili
b.šalje račun u likvidaturu (ako je odabrana mogućnost likvidature kroz web aplikaciju)
4) izdavatelj zaprima status računa (zaprimljen, odbijen, prihvaćen, plaćen).
Za korištenje servisa e-Račun za državu putem web aplikacije potrebni su digitalni poslovni certifikati na FINA e-kartici, USB tokenu ili CoBranded kartici/tokenu banke s kojom Fina ima ugovor o poslovnoj suradnji te pristup internetu.
Kod izdavanja računa, izdavatelj računa može odabrati između sljedećih rješenja:
Ukoliko se koriste usluge nekog informacijskog posrednika za elektroničko slanje računa, potrebno je obratiti se tom informacijskom posredniku o potrebnim prilagodbama. Također, na web stranicama FINA-e stoji uputa za prilagodbu ukoliko poslovni subjekt od ranije koristi postojeći servis e-Račun.
Međunarodna razmjena eRačuna
FINA je član PEPPOL-a (Pan European Public Procurement Online) koji omogućava prekograničnu razmjenu računa i ostalih dokumenata u procesima javne nabave. Naime, kako se svaki izdavatelj e-računa unutar EU, ali i šire, ne bi trebao direktno povezivati s kupcem za potrebe razmjene e-računa, osmišljena je tzv. PEPPOL razmjena e-računa putem koje se odvija sva prekogranična razmjena e-računa i ostalih dokumenata u procesima javne nabave.
Fina Access Point je certificirana PEPPOL pristupna točka koja komunicira s ostalim PEPPOL pristupnim točkama i omogućuje interoperabilnu prekograničnu razmjenu računa sukladno EN-16931., putem koje su svi obveznici javne nabave u Hrvatskoj prepoznatljivi i dohvatljivi inozemnim dobavljačima. Obveznici javne nabave registrirani na centralnu platformu servisa e-Račun za državu mogu zaprimiti i poslati e-račun putem PEPPOL mreže koristeći servis e-Račun za državu. To znači da su svi javni naručitelji su automatski, registracijom na Centralnu platformu, u mogućnosti primati i slati prekogranične elektroničke račune putem Peppol mreže.
Kako bi poslao e-račun prema obvezniku javne nabave u Hrvatskoj, inozemni izdavatelj e-računa treba potražiti informacijskog posrednika koji ima izgrađenu i objavljenu pristupnu točku unutar PEPPOL-a i koji mu može pružiti uslugu slanja e-računa putem PEPPOL mreže. Prilikom slanja e-računa prema obvezniku javne nabave u Hrvatskoj inozemni dobavljač treba koristiti podatak 9934:OIB obveznika javne nabave.
Prednosti uvođenja eRačuna u javnoj nabavi
Privatni sektor, kao puno dinamičniji sustav od javnog sektora, dijelom je već usvojio i implementirao eRačun u svakodnevnom poslovanju, zbog njegovih brojnih prednosti. e-Računi su jednostavniji u usporedbi s dosadašnjim oblicima kreiranja i slanja računa putem pošte koji su zahtijevali brojne korake prije nego što bi račun došao u ruke klijenta. EU procjenjuje da će se potpunim uvođenjem eRačuna uštedjeti 423 milijarde eura.
Uvođenjem elektroničkog fakturiranja u poslovanje, kroz ostvarivanje svih prednosti koje moderna tehnologija omogućava, ubrzavaju se i automatiziraju poslovni procesi, smanjuju troškovi poslovanja, ostvaruju značajne uštede te se potencijalno stvara veća dodana vrijednost u poslovanju, kako u poslovnom sektoru tako i u državnoj upravi.
Prednosti koje elektroničko fakturiranje ima za izdavatelje eRačuna su:
− smanjeni administrativni troškovi pripreme, ispisa i kuvertiranja računa,
− eliminacija troška poštarine,
− račun se isporučuje u puno kraćem vremenu,
− račun se pohranjuje u sigurnu i kontroliranu elektroničku arhivu.
Glavne prednosti za primatelje eRačuna su:
− brzina zaprimanja i obrade računa,
− minimiziranje mogućnosti ljudske greške,
− osigurava se brže plaćanje,
− visoki stupanj automatizacije procesa razmjene računa.
Cilj uvođenja eRačuna bila je uspostava cjelovitog procesa integrirane elektroničke javne nabave od već implementirane objave nadmetanja i elektroničkog podnošenja ponuda, do nadzora izvršenja ugovora, eRačuna i ePlaćanja. Time će se moći ostvariti maksimalni učinci digitalizacije procesa javne nabave u Republici Hrvatskoj, sa svim uštedama i transparentnošću. Uz već obrazložene mogućnosti uštede, transparentnost se očituje upravo kroz elektroničko fakturiranje jer se time omogućava porezni nadzor te bilo koja revizija financijskog poslovanja u realnom vremenu.
Možemo zaključiti da eRačun omogućuje i kvalitetnije upravljanje financijskim poslovanjem, utječe na povećanje produktivnosti rada te potpunu transparentnost fiskalnog učinka u javnoj nabavi. Također, troškovi obrade eRačuna znatno su manji u odnosu na troškove obrade tradicionalnog papirnatog računa. Dodatne uštede ostvaruju se digitalizacijom poslovnog procesa od nabave do isporuke, kraćim rokovima obrade računa, ubrzanjem plaćanja, jednostavnijim arhiviranjem jer nema potrebe za korištenjem skladišnih prostora, a praćenje zaprimanja i naplate računa je lakše jer je u svakom trenutnu dostupna provjera podataka o vremenu slanja, digitalnom potpisivanju i zaprimanju eRačuna.
Ivan Vidas, struč. spec. oec.
Literatura:
