U posljednje vrijeme udruge su sve više aktivne u rješavanju goruće problematike u društvenoj zajednici, i to posebice u onim situacijama kada državne strukture zakažu u obavljanju svojih temeljnih zadaća. Upravo su tu udruge odigrale ključnu ulogu, iako im to prirodi stvari ne bi trebala biti primarna svrha.
Stoga, prije nego li se krene u postupak osnivanja i registracije udruge potrebno je proanalizirati je li takav oblik organizacije, odnosno pravni oblik, najadekvatniji za realizaciju ideje, odnosno ostvarenje ciljeva kojem teži određena skupina, to jest osnivačima.
U konačnici, ako se donese odluka za osnivanje udruge, tada je potrebno poduzeti brojne radnje kako bi osnivanje i registracija udruge bila uspješna, a naravno i u skladu sa zakonskim propisima.
Shodno tome, u nastavku teksta bit će više riječi o osnivanju i registraciji udruge sukladno pozitivnom zakonodavstvu Republike Hrvatske.
Pojam udruge
Sukladno odredbama Zakona o udrugama (NN, br. 74/14., 70/17., 98/19.), pod udrugom se podrazumijeva svaki oblik slobodnog i dobrovoljnog udruživanja više fizičkih, odnosno pravnih osoba koje se radi zaštite njihovih probitaka ili zauzimanja za zaštitu ljudskih prava i sloboda, zaštitu okoliša i prirode i održivi razvoj te za humanitarna, socijalna, kulturna, odgojno-obrazovna, znanstvena, sportska, zdravstvena, tehnička, informacijska, strukovna ili druga uvjerenja i ciljeve koji nisu u suprotnosti s Ustavom i zakonom, a bez namjere stjecanja dobiti ili drugih gospodarski procjenjivih koristi, podvrgavaju pravilima koja uređuju ustroj i djelovanje tog oblika udruživanja.
Djelovanje udruge temelji se, između ostaloga, na načelu demokratskog ustroja, što znači da udrugom upravljaju članovi na način da unutarnji ustroj udruge mora biti zasnovan na načelima demokratskog zastupanja i demokratskog načina očitovanja volje članova.
Osnivanje udruge
Udrugu mogu osnovati najmanje tri osnivača, s tim da osnivač udruge može biti svaka poslovno sposobna fizička osoba, ako joj poslovna sposobnost nije oduzeta u dijelu sklapanja pravnih poslova, te pravna osoba. U trenutku osnivanja udruge najmanje jedan osnivač mora biti punoljetna, poslovno sposobna osoba kojoj nije oduzeta poslovna sposobnost u dijelu sklapanja pravnih poslova.
No, osnivači udruge mogu biti i maloljetne osobe s navršenih 14 godina života te punoljetne osobe lišene poslovne sposobnosti u dijelu sklapanja pravnih poslova uz prethodnu ovjerenu suglasnost zakonskog zastupnika, odnosno skrbnika. Stoga, da bi osnivač - punoljetna osoba lišena poslovne sposobnosti ili maloljetna osoba, mogao sudjelovati u radu osnivačke skupštine, odnosno da bi odluke takve skupštine bile pravno valjane, suglasnost zakonskog zastupnika, odnosno skrbnika mora biti dana prije održavanja osnivačke skupštine udruge. Suglasnost se daje u obliku pisane izjave zakonskog zastupnika, odnosno skrbnika, a potpis na takvoj izjavi mora biti ovjeren kod javnog bilježnika.
Radnje koje prethode osnivanju udruge
Prije održavanja osnivačke skupštine udruge, neophodno je poduzeti sljedeće korake:
Dok je na osnivačkoj skupštini potrebno poduzeti sljedeće radnje: odrediti osobe koje će voditi sjednicu i zapisničara, utvrditi vrijeme početka održavanja sjednice skupštine, utvrditi nazočne osnivače udruge, donijeti odluku o osnivanju udruge (nakon predstavljanja svrhe osnivanja i rasprave), donijeti odluku o usvajanju statuta udruge (nakon predstavljanja prijedloga statuta i rasprave), ako su statutom predviđena tijela upravljanja tada se obavlja izbor predstavnika u tijela upravljanja udrugom (nakon provedenog kandidacijskog postupka), imenovanje (ili izbor) osobe/a ovlaštene/ih za zastupanje, imenovanje (ili izbor) likvidatora (ako je statutom predviđeno da ga bira skupština), donošenje odluke o pokretanju postupka za upis u Registar udruga, te utvrditi vrijeme završetka sjednice skupštine. Također, ovjeriti vlastoručnim potpisom osobe ovlaštene za zastupanje udruge, statut i zapisnik o radu osnivačke skupštine.
Nakon osnivačke skupštine udruge, osnivači udruge samostalno odlučuju o tome hoće li pokrenuti postupak stjecanja svojstva pravne osobe upisom u Registar udruga ili će djelovati kao udruga koja nema svojstvo pravne osobe. Iz toga proizlazi da je upis u Registar udruga dobrovoljan i obavlja se na zahtjev osnivača udruge.
Naime, udruga stječe pravnu osobnost danom upisa u Registar udruga Republike Hrvatske, s tim da se na udruge koje nemaju svojstvo pravne osobe na odgovarajući način primjenjuju propisi koji se odnose na ortaštvo, odnosno Zakon o obveznim odnosima.
Zahtjev sa propisanom dokumentacijom za upis u Registar udruga podnosi se nadležnom upravnom tijelu u županiji, odnosno gradu Zagrebu na čijem je području sjedište udruge. Zahtjev za upis u Registar udruga u ime osnivača, podnosi osoba ovlaštena za zastupanje udruge.
Propisana dokumentacija koju je potrebno priložiti uz zahtjev uključuje: zapisnik o radu i odlukama osnivačke skupštine, odluka skupštine o pokretanju postupka za upis u Registar udruga, ako takva odluka nije donesena na osnivačkoj skupštini, statut, popis osnivača, osobna imena osoba ovlaštenih za zastupanje i osobno ime ili naziv likvidatora, izvod iz sudskog ili drugog registra za stranu pravnu osobu osnivača udruge, preslika osobne iskaznice ili putovnice za osnivače, likvidatora i osobe ovlaštene za zastupanje, suglasnost ili odobrenje nadležnog tijela za obavljanje određene djelatnosti, kada je to propisano posebnim zakonom kao uvjet za upis udruge, ovjerena suglasnost zakonskog zastupnika, odnosno skrbnika kada je osnivač udruge maloljetna osoba s navršenih 14 godina života ili punoljetna osoba lišena poslovne sposobnosti u dijelu sklapanja pravnih poslova, ovjerenu izjava iz članka 15. stavaka 2., 3. i 4. Zakona o udrugama.
Nadležno upravno tijelo dužno je donijeti rješenje o zahtjevu za upis u roku od 30 dana od dana predaje urednog zahtjeva za upis.
Ako službena osoba nadležnog upravnog tijela utvrdi da statut udruge nije u skladu sa zakonom ili ako zahtjevu nisu priloženi propisani dokazi, tada će zaključkom pozvati podnositelja zahtjeva za upis u registar udruga da uskladi statut, odnosno dostavi dokaze, u roku koji ne može biti kraći od 15 dana.
Nadležno upravno tijelo dužno je dostaviti udruzi ovjereni primjerak statuta udruge i rješenje o upisu u registar udruga. Naime, upis u registar udruga izvršit će se po izvršnosti rješenja o upisu. Treba naglasiti da žalba protiv rješenja o upisu u registar udruga ne odgađa izvršenje rješenja.
U slučaju da nadležno upravno tijelo ne donese rješenje o upisu u registar udruga u roku od 30 dana od dana predaje urednog zahtjeva, smatrat će se da je udruga upisana u registar udruga idućeg dana nakon isteka tog roka. No, to se neće primjenjivati u slučajevima kada statut udruge nije u skladu sa zakonom ili zahtjevu za upis u registar nisu priloženi odgovarajući dokazi.
S druge strane, zahtjev za upis u registar udruga odbit će se ako su statutom utvrđeni ciljevi i djelatnosti udruge u suprotnosti s Ustavom ili zakonom ili ako podnositelj u propisanom roku ne postupi po zaključku nadležnog upravnog tijela.
Treba istaknuti da se udruge mogu samostalno opredjeljivati i razvrstavati u registru udruga prema ciljanim skupinama iz Popisa ciljanih skupina koji je sastavni dio relevantnog Pravilnika.1
Udruge mogu imati jednu ili više ciljanih skupina s obzirom na članstvo i/ili korisnike prema kojima je udruga usmjerena.
Također, udruge se mogu samostalno razvrstavati u registru udruga u jednom ili više područja djelovanja i djelatnostima kojima se ostvaruju ciljevi propisanim statutom prema Klasifikaciji djelatnosti udruga koja je sastavni dio navedenog Pravilnika.
Nakon dobivanja rješenja o upisu u Registar udruga potrebno je Državnom zavodu za statistiku poslati zahtjev za upis u Registar poslovnih subjekata radi određivanja matičnog broja i razvrstavanja prema Nacionalnoj klasifikaciji djelatnosti. Zahtjev se mora poslati u roku od 15 dana od primitka rješenja o upisu u Registar (tiskanica RPS-1). Po dobivanju Obavijesti o razvrstavanju poslovnog subjekta, odnosno matičnog broja udruge od Državnog zavoda za statistiku moguće je otvoriti poslovni račun (žiro račun) u poslovnoj banci prema vlastitom izboru. Nakon otvaranja žiro računa, udruga je dužna Ministarstvu financija dostaviti ispunjen i ovjeren obrazac za upis u Registar neprofitnih organizacija (RNO-P).
Treba skrenuti pažnju na to da su prema Zakonu o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (NN, br. 121/14.) sve novoosnovane udruge bez obzira na visinu prihoda dužne voditi dvojno knjigovodstvo prve tri godine djelovanja. Stoga je potrebno odabrati računovodstveni servis ili osobu koja će obavljati/voditi računovodstvene usluge/poslove za udrugu odnosno u udruzi.
Upis promjena u Registar udruga
Osoba ovlaštena za zastupanje udruge podnosi nadležnom upravnom tijelu zahtjev za upis promjena u registar udruga koje se odnose na sljedeće podatke: statut, naziv, ciljeve i djelatnosti, sjedište i adresu sjedišta, izbor osoba ovlaštenih za zastupanje neovisno o tome radi li se o osobama iz prethodnog mandata, izbor i opoziv likvidatora, prestanak postojanja udruge.
Zahtjevu je potrebno priložiti zapisnik o radu i odlukama tijela udruge koje je po statutu nadležno za donošenje odluke zbog koje se traži upis promjene u registar udruga, novi statut ili njegove izmjene i dopune te preslika osobne iskaznice ili putovnice osoba ovlaštenih za zastupanje odnosno likvidatora. Predmetni zahtjev podnosi se u roku od 60 dana od dana donošenja odluke o promjeni. Ako je zahtjev podnesen nakon toga roka, osim ako se odnosi na prestanak udruge, odbacit će se rješenjem.
U postupku upisa promjena u registar udruga i kod donošenja rješenja o upisu promjena u registar udruga, na odgovarajući se način primjenjuju pravila o postupku povodom zahtjeva za upis u registar udruga.
Udruga ne smije u pravnom prometu postupati po promjenama niti rabiti navedene podatke o promjenama prije nego što su upisani u registar udruga.
Zahtjev za upis promjena u registar udruga odbit će se u slučajevima propisanim člankom 14. stavkom 6. i člankom 26. Zakona o udrugama te ako nadležno upravno tijelo utvrdi da odluka zbog koje se traži upis promjene u registar udruga nije donesena sukladno odredbama statuta udruge.
Ako službena osoba nadležnog upravnog tijela utvrdi da postoji spor između članova udruge ili sukob interesa unutar udruge koji nije riješen na način propisan statutom, a rješavanje kojeg utječe na upis promjene u registar udruga, postupak može prekinuti rješenjem dok se to pitanje ne riješi mirenjem ili pred općinskim sudom nadležnim prema sjedištu udruge.
Naziv udruge
Udruga djeluje i sudjeluje u pravnom prometu pod nazivom pod kojim je upisana u Registar udruga. Naziv udruge mora biti na hrvatskom jeziku i latiničnom pismu, a može sadržavati pojedine riječi na stranom jeziku ili na mrtvom jeziku. Uz svoj puni naziv udruga može rabiti i skraćeni naziv koji mora sadržavati karakteristični dio naziva udruge.
Treba naglasiti da se naziv udruge mora razlikovati od naziva druge udruge upisane u Registar udruga. Naime, odbit će se zahtjev za upis u Registar udruga ako se naziv udruge jasno ne razlikuje od naziva udruge upisane u registar udruga. U slučaju da se podnesu dva ili više zahtjeva za upis u registar udruga s istim nazivom, tada će se odobriti upis one udruge čiji je zahtjev prvi zaprimljen. Iznimno, odobrit će se upis one udruge čiji je zahtjev kasnije zaprimljen ako ta udruga dokaže da je taj naziv upotrebljavala u pravnom prometu prije udruge čiji je zahtjev prvi zaprimljen.
Statut udruge
Udruga mora imati statut, s tim da se umjesto naziva statut može rabiti i drugi naziv. Naime, statut je temeljni opći akt udruge koji donosi skupština udruge. Svi ostali opći akti, ako ih udruga donosi, moraju biti u skladu s statutom.
Statut udruge se sastoji od obveznih i neobveznih elemenata. Shodno tome, statut mora sadržavati sljedeće obvezne odredbe o: nazivu i sjedištu, zastupanju, područjima djelovanja sukladno ciljevima, ciljevima, djelatnostima kojima se ostvaruju ciljevi, gospodarskim djelatnostima sukladno zakonu, ako ih obavlja, načinu osiguranja javnosti djelovanja udruge, uvjetima i načinu učlanjivanja i prestanku članstva, pravima, obvezama i odgovornosti te stegovnoj odgovornosti članova i načinu vođenja popisa članova, tijelima udruge, njihovu sastavu i načinu sazivanja sjednica, izboru, opozivu, ovlastima, načinu odlučivanja i trajanju mandata te načinu sazivanja skupštine u slučaju isteka mandata, izboru i opozivu likvidatora udruge, prestanku postojanja udruge, imovini, načinu stjecanja i raspolaganja imovinom, postupku s imovinom u slučaju prestanka udruge, načinu rješavanja sporova i sukoba interesa unutar udruge. Osim obveznih odredbi može sadržavati i neobvezne odredbe o: teritorijalnom djelovanju udruge, znaku udruge i njegovu izgledu te drugim pitanjima od značaja za udrugu (naprimjer, izjavu o misiji i viziji udruge, vrijednostima za koje se udruga zalaže, kategorijama članstva…
Preporučljivo je u statutu navesti samo sjedište udruge kako bi se prevenirale moguće dodatne radnje, odnosno obveza mijenjanja statuta u slučaju promjene adrese sjedišta.
Upravljanje udrugom i tijela udruge
Članovi udruge mogu upravljati udrugom neposredno ili putem svojih izabranih predstavnika u tijelima udruge na način propisan statutom. Skupština je najviše tijelo udruge, s tim da se statutom može utvrditi drukčiji naziv skupštine kao najvišeg tijela udruge. Također, statutom udruge se osim skupštine, mogu utvrditi upravna, nadzorna i druga tijela udruge (npr. upravni odbor, izvršni odbor…).
Skupštinu udruge čine svi članovi udruge ili njihovi predstavnici izabrani na način propisan statutom udruge. Iznimno, statutom se može odrediti da samo pojedine kategorije članstva (ako je statutom utvrđeno više kategorija članstva) čine skupštinu udruge, odnosno da imaju pravo odlučivanja na skupštini.
Skupština nema ograničeni mandat, ali mandat imaju izabrani predstavnici članova u skupštini, te se taj mandat propisuje statutom udruge.
Propisane nadležnosti skupštine udruge su:
Redovne sjednice skupštine održavaju se u roku propisanom statutom, a izvanredne sjednice prema potrebi. Iako Zakonom nije propisan rok za održavanje redovnih sjednica skupštine, redovne sjednice trebale bi se održavati najmanje jednom godišnje, uzimajući u obzir potrebu donošenja godišnjeg plana i usvajanja godišnjeg financijskog izvještaja, a koje su u isključivoj nadležnosti skupštine udruge.
Članstvo u udruzi
Pitanje uređenja članstva u statutu udruge u velikoj mjeri je prepušteno osnivačima udruge, s tim da su Zakonom o udrugama regulirane ključne odredbe koje moraju biti utvrđene statutom. Iako na prvi pogled pitanje članstva možda ne predstavlja važnu stavku prilikom osnivanja udruge naspram ostalih pitanja koja se uređuju statutom, neophodno je ipak na samom početku osnivanja udruge definirati ključne elemente koje se odnose na članstvo. Stoga je potrebno definirati postupak prijema u članstvo i trenutak stjecanja članskih prava i obveza, uvjete za prijem u članstvo (npr. određeni broj volonterskih sati potencijalnog kandidata za članstvo u udruzi), prava, obveze i odgovornosti članova… Također, obratiti pozornost i na ulogu koju treba imati članstvo. Naime, redovni članovi udruge prvenstveno bi trebale biti osobe čiji je cilj razvoj i upravljanje udrugom. Naspram osoba čiji je cilj korištenje prava iz udruge, koja proizlaze iz članstva u udruzi, odnosno korisnika udruge koji ne moraju biti nužno njezini članovi da bi mogli i koristiti sve beneficije iz djelovanja udruge. Iznimka od navedenog su udruge koje i postoje da svojim članovima osiguraju određena prava koje te osobe mogu imati i ostvarivati samo kroz članstvo u njima, kao npr. planinarske udruge, sportsko-ribolovna društva…
Svaka fizička i pravna osoba može postati članom udruge, sukladno zakonu i statutu.
Za osobu mlađu od 14 godina pisanu izjavu o učlanjivanju u udrugu daje zakonski zastupnik ili skrbnik, a za maloljetnu osobu s navršenih 14 godina zakonski zastupnik ili skrbnik daje pisanu suglasnost.
Treba naglasiti da je udruga dužna voditi popis svojih članova. Popis članova mora se voditi elektronički ili na drugi prikladan način, s tim da obavezno sadržava sljedeće podatke: o osobnom imenu (nazivu), osobnom identifikacijskom broju (OIB), datumu rođenja, datumu pristupanja udruzi, kategoriji članstva ako su utvrđene statutom udruge te datumu prestanka članstva u udruzi. Popis članova uvijek mora biti dostupan na uvid svim članovima i nadležnim tijelima na njihov zahtjev.
Osoba ovlaštena za zastupanje
Udruga mora imati najmanje jednu fizičku osobu ovlaštenu za zastupanje udruge, s tim da ih može imati i više. Udruga može samostalno statutom odrediti naziv ili funkciju te osobe (npr. predsjednik, direktor, voditelj udruge…
Preporučuje se da udruga ima minimalno dvije osobe ovlaštene za zastupanje. Primjerice, u situacijama radi dužeg odsustva jedine osobe ovlaštene za zastupanje ili pravovremenog postupanja u hitnim slučajevima kada je prva osoba ovlaštena za zastupanje iz bilo kojeg razloga spriječena, npr. kod potpisivanja ugovora o financiranju projekta.
Treba istaknuti da osoba ovlaštena za zastupanje udruge može biti samo punoljetna, poslovno sposobna osoba, ako joj poslovna sposobnost nije oduzeta u dijelu sklapanja pravnih poslova.
Osobu ovlaštenu za zastupanje bira i razrješava skupština, osim ako statutom nije propisano da osobe ovlaštene za zastupanje bira i razrješava drugo tijelo udruge koje bira skupština.
Osoba ovlaštena za zastupanje ima sljedeća prava i obveze: odgovara za zakonitost rada udruge, vodi poslove udruge sukladno odlukama skupštine, ako statutom nije drukčije propisano, odgovorna je za podnošenje prijedloga godišnjeg financijskog izvješća skupštini, dostavlja zapisnik s redovne sjednice skupštine nadležnom upravnom tijelu županije, odnosno grada Zagreba koji vodi Registar udruga, sklapa ugovore i poduzima druge pravne radnje u ime i za račun udruge, te obavlja i druge poslove u skladu sa zakonom, statutom i aktima udruge.
Navedene nadležnosti osobe ovlaštene za zastupanje ne mogu se prenijeti na drugo tijelo udruge. No, osoba ovlaštena za zastupanje može izvršavanje pojedinih radnji povjeriti drugom članu udruge ili na primjer odvjetniku temeljem pisane punomoći uz napomenu da time ne prenosi i svoju odgovornost za te radnje.
Sukob interesa
S obzirom na sve veću izraženost sukoba interesa u koji su involvirani različiti dionici, uključujući i odgovorne osobe u udrugama, potrebno je utvrditi načine rješavanja sporova koji se mogu pojaviti u udruzi. Uostalom i obveza je osnivača udruge statutom utvrditi tu problematiku.
Temeljno načelo kojeg se treba pridržavati radi sprečavanja sukoba interesa je da u obavljanju djelatnosti udruge članovi ne smiju svoj privatni interes stavljati iznad interesa druge.
Stoga statutom treba definirati što se smatra sukobom interesa u udruzi, tko sve može doći u sukob interesa, tko će rješavati sporove vezano za sukob interesa (npr. to može biti posebno ad hoc tijelo u slučaju spora, ili će rješavanje sporova biti povjereno stalno nadležnom tijelu kao npr. Sudu časti). Može se definirati da se nastali spor prvenstveno rješava mirenjem, a ako postupak mirenja ne uspije, članovi udruge spor rješavaju pred mjesno nadležnim općinskim sudom.
Bernard Iljazović
___________________-
^ 1 Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja registra udruga Republike Hrvatske i registra stranih udruga u Republici Hrvatskoj, NN, br. 4/15., 14/20.
